1. Objectif de la Politique

Cadre législatif. Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ c P-39.1) telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, Services UTILE (ci-après collectivement « UTILE », « nous » ou « notre ») met en œuvre des moyens visant à protéger vos renseignements personnels.  

Objectifs de la Politique. Cette politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») encadre les pratiques de confidentialité d’UTILE relativement aux Renseignements personnels que vous partagez volontairement avec nous dans le cadre de votre visite du site Web d’UTILE soit https://www.utile.org/ (ci-après le « Site »), en communiquant avec nous par le biais des médias sociaux ou lorsque vous communiquez avec nous en utilisant le moyen de votre choix (ex : par téléphone, par courriel, etc.).

Cette Politique vise principalement à vous renseigner sur :  

• Les renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous et à quelles fins;  

• De quelle façon nous utilisons vos renseignements personnels;  

• À qui nous sommes susceptibles de communiquer vos renseignements personnels;  

• Quels sont vos choix offerts relativement à la cueillette et l’utilisation des renseignements personnels;  

• Quels types de procédures de sécurité sont mis en place pour protéger vos renseignements personnels;  

• Quels sont vos droits à l’égard de ces renseignements personnels (droit d’accès, de rectification et de retrait de consentement);  

• La conservation et la destruction de vos renseignements personnels;  

• Comment nous joindre si vous avez des questions, des commentaires ou une plainte à formuler.  

2. Quels renseignements personnels recueillons-nous et à quelles fins?

2.1. Renseignements personnels recueillis auprès des personnes visiteuses du site Web  

Collecte automatique. Par le biais d’une fenêtre intempestive, la personne qui visite le site Web peut accepter ou refuser la collecte automatique des renseignements personnels suivants lorsqu’elle utilise notre site Web :  

• Renseignements liés à la navigation sur le site Web : pour des fins d’analytique, soit la démonstration du volume, de la provenance et des caractéristiques techniques du trafic sur notre site Web, on collecte auprès de la personne qui visite le site (lorsque disponible) :
  • Son adresse IP;
  • Son navigateur;
  • Son appareil;
  • Son système d’exploitation;
  • Son fournisseur d’accès Internet;
  • La date et l’heure de ses visites;
  • Les pages qu’elle visite.  

• Renseignements liés à la segmentation de la personne qui visite le site : pour des fins de marketing, soit la mesure de l’efficacité de nos campagnes et autres projets de mise en marché ainsi que la segmentation des publics cibles, on collecte auprès de la personne visiteuse (lorsque disponible) :  Sa langue parlée; Son pays de provenance; Son genre (s’il y a lieu); Sa tranche d’âge; Les formulaires qu’elle soumet à travers le site Web.  

• Renseignements liés à la personnalisation du site Web : pour des fins de personnalisation, soit l’adaptation du site Web en fonction des préférences de la personne visiteuse, on collecte des informations sur les préférences établies par celles-ci.  

Collecte par témoins de connexion. Ces renseignements personnels sont collectés grâce à l’utilisation de témoins de connexion (communément appelés cookies). Un témoin de connexion est un petit fichier de données entreposé sur l’appareil de la personne visiteuse par un serveur de Site.  

2.2. Renseignements personnels recueillis auprès des Abonné·es aux infolettres  

Afin de recevoir les infolettres de UTILE, la personne abonnée aux infolettres accepte de fournir son nom et son adresse courriel. La personne abonnée aux infolettres pourrait également être amenée à partager ses préférences quant à la réception d’infolettres spécialisées.  

2.3. Renseignements personnels recueillis auprès des Candidat·es aux logements  

Renseignements obligatoires. Dans le cadre d’une candidature pour habiter un logement UTILE, la personne candidate au logement sera appelée à fournir, à travers le processus de candidature, des renseignements personnels divers concernant son identité personnelle, sa situation familiale, sa situation financière, sa situation scolaire et son statut d’étudiant international (le cas échéant). Le traitement des candidatures est conditionnel à la transmission de ces renseignements.  

Renseignements sociodémographiques collectés à des fins de recherche. Afin de mieux remplir sa mission, UTILE collecte des renseignements sociodémographiques supplémentaires sur les personnes candidates aux logements. Ces renseignements sont fournis de façon volontaire par la personne candidate au logement et ne sont pas considérés lors du traitement de la candidature.  

Technologies de la relation client. Afin de gérer ses relations avec ses divers partenaires d’affaires, UTILE emploie des technologies de la relation client (communément appelées CRM, ou Customer Relationship Manager). Toute information fournie lors d’une communication ou rencontre d’affaires avec UTILE est susceptible d’être enregistrée via ces moyens technologiques. Cela inclut notamment le nom, les adresses postales, les adresses courriel, les numéros de téléphone, l’organisation, le poste ou titre et l’historique des rencontres.  

2.4. Renseignements personnels recueillis auprès des Locataires  

Les renseignements personnels suivants sont recueillis de façon obligatoire dans le cadre de toute relation locative avec UTILE :  

Continuité des renseignements personnels des personnes candidates. Tout renseignement personnel mentionné dans la section précédente, c’est-à-dire ceux recueillis dans le cadre des candidatures aux logements, est susceptible d’être réutilisé dans le cadre des relations avec les Locataires.  

Renseignements sur l’entente locative. En signant un bail et toute annexe afférente au bail, la personne locataire fournit des renseignements personnels concernant le logement et les commodités loués auprès de UTILE ainsi que les conditions d’habitation de la personne Locataire.  

Renseignements sur les paiements. UTILE conserve un historique des paiements et retards de paiement pour chacun de ses Locataires.  

Communications, références, confirmations et vie communautaire. UTILE conserve des renseignements personnels sous la forme de communications privées entre UTILE et ses Locataires, de lettres de référence et de confirmations d’habitation destinées à de tierces parties et de tout autre entretien lié à la vie communautaire de la personne Locataire.  

Technologies de la relation client. Afin de gérer ses relations avec ses divers partenaires d’affaires, UTILE emploie des technologies de la relation client (communément appelées CRM, ou Customer Relationship Manager). Toute information fournie lors d’une communication ou rencontre d’affaires avec UTILE est susceptible d’être enregistrée via ces moyens technologiques. Cela inclut notamment le nom, les adresses postales, les adresses courriel, les numéros de téléphone, l’organisation, le poste ou titre et l’historique des rencontres.  

2.5. Renseignements personnels recueillis auprès des Locataires à des fins de sondage  

Dans le cadre de leur habitation au sein de nos immeubles, les Locataires seront invités à remplir des sondages divers visant notamment à obtenir leur rétroaction sur leurs conditions d’habitation, leur satisfaction quant aux services rendus et tout autre commentaire pertinent. Les réponses à ces sondages peuvent contenir des renseignements personnels fournis volontairement par les Locataires et utilisés exclusivement afin d’améliorer les services.  

2.6. Renseignements personnels recueillis auprès des Contacts  

Technologies de la relation client. Afin de gérer ses relations avec ses divers partenaires d’affaires, UTILE emploie des technologies de la relation client (communément appelées CRM, ou Customer Relationship Manager). Toute information fournie lors d’une communication ou rencontre d’affaires avec UTILE est susceptible d’être enregistrée via ces moyens technologiques. Cela inclut notamment le nom, les adresses postales, les adresses courriel, les numéros de téléphone, l’organisation, le poste ou titre et l’historique des rencontres.  

2.7. Renseignements personnels recueillis pour des fins de recherche  

Recherche en appui à la mission. UTILE recueille des renseignements personnels auprès des Étudiant·es sondés dans le cadre de projets de recherche en appui à sa mission, soit l’amélioration des conditions d’habitation de la population étudiante par le développement de milieux de vie durables, de qualité et adaptés à ses besoins. Ces sondages sont effectués auprès de la population étudiante indépendamment de toute relation locative avec UTILE.  

Renseignements sociodémographiques collectés à des fins de recherche. Ces renseignements peuvent inclure l’âge, l’emplacement géographique, les moyens de transport, la situation d’habitation, la situation familiale, la situation financière, la situation scolaire et le statut d’étudiant international de l’Étudiant·e sondé·e.  ‍

3. À quelles fins collectons-nous ces renseignements personnels et à qui communiquons-nous vos renseignements personnels?

3.1. Quelles sont les fins des renseignements personnels?

Objectifs des renseignements personnels. On recueille également les renseignements aux fins suivantes :  

• Évaluer la fonctionnalité, l’efficacité et l’ergonomie de notre site Web;  

• Évaluer la portée et la fréquentation de pages spécifiques de notre site Web;  

• Évaluer l’efficacité et l’efficience de nos opérations marketing;  

• Évaluer la portée de nos infolettres et analyser l’intérêt des personnes abonnées;  

• Analyser et segmenter les personnes candidates aux logements;  

• Analyser et segmenter les Locataires;  

• Répondre aux demandes particulières des Locataires;  

• Communiquer des informations ou offres personnalisées aux Locataires;  

• Produire des rapports et statistiques liés à l’occupation de nos immeubles;  

• Promouvoir les services offerts par UTILE;  

• Assurer la bonne gestion de notre parc locatif;  

• Assurer la bonne gestion des relations avec notre clientèle et nos partenaires, et ce, sur une base départementale ou organisationnelle;  

• Produire des rapports et statistiques liés aux projets de recherche;  

• Publier des rapports et statistiques auprès de partenaires et du grand public.  

3.2. Collecte et utilisation de renseignements personnels à des fins d’identification  

Autorisation à la collecte de renseignements personnels à des fins d’identification. En raison de l’usage des témoins de connexion susmentionnés, on utilise les Renseignements personnels des personnes visiteuses à des fins d’identification. La collecte et l’utilisation de Renseignements personnels à des fins d’identification sont désactivées par défaut. Vous pouvez activer ces fonctions en autorisant la collecte de renseignements personnels à des fins d’identification en approuvant le choix dans la fenêtre intempestive qui vous est communiquée lorsque vous accédez à notre Site. Vous pouvez également autoriser cette fonction dans nos paramètres de confidentialité.  

3.3. À qui communiquons-nous les renseignements personnels?

Partenaire de collecte, de traitement et d'analyse de renseignements. UTILE peut faire appel à des partenaires pour la collecte, le traitement et l’analyse de renseignements personnels, nommément dans le cadre de projets de recherche. Ces partenaires sont liés à UTILE par des ententes de protection des renseignements personnels et de la confidentialité.  

Communication incidente à la collecte. La collecte des renseignements peut impliquer une communication incidente à un·e partenaire, c’est-à-dire que les renseignements doivent être communiqués au partenaire préalablement à leur utilisation par UTILE. Cela concerne notamment les cas où la ou le partenaire offre des services d’hébergement, de formulaires de collecte, de transmission ou de traitement informatique des renseignements à UTILE. Les partenaires peuvent également être amené·es à communiquer les renseignements directement à d’autres partenaires offrant des services à UTILE, par exemple dans le contexte d’une intégration entre deux logiciels.  

Communication hors Québec. Par conséquent, vos renseignements personnels peuvent être communiqués à l’extérieur du Québec.  

Communications sans consentement permises par la loi. On peut également communiquer sans consentement vos renseignements personnels dans les circonstances où cela est permis ou imposé par la loi applicable.  

4. Consentement

Consentement. Toute personne qui utilise le Site ou qui communique avec UTILE volontairement consent à la collecte, à l’usage et à la communication de ses renseignements personnels pour les fins susmentionnées et aux entités susmentionnées (voir sections 2 et 3).  

5. Pendant combien de temps conservons-nous les renseignements personnels?

Destruction des renseignements personnels dès l’accomplissement des fins sauf lorsque la loi impose un délai de conservation. Conformément à nos procédures de conservation et de destruction sécuritaires des renseignements personnels, on ne conserve les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues et pour nous conformer à nos obligations légales. Par la suite, les renseignements personnels seront détruits de façon sécuritaire.  

6. Comment assurons-nous la protection de vos renseignements personnels?

Mesures de protection. Nous adoptons des mesures de protection physiques, technologiques et administratives pour protéger vos renseignements personnels et diminuer les risques d’accès, d’utilisation, de communication et de destruction non autorisés et/ou illégaux. Sans limiter la généralité de ce qui précède, on :  

• Minimisation : limite consciemment les renseignements personnels qu'on collecte. On ne collecte que les renseignements personnels nécessaires à l’accomplissement des fins identifiées à la section 3 - À quelles fins collectons-nous ces renseignements personnels et à qui communiquons-nous vos renseignements personnels?  

• Engagements de confidentialité : exige de chaque membre de notre équipe et de nos représentant·es ayant accès à vos renseignements personnels de signer un engagement de confidentialité;  

• Formations : assure que chaque membre de notre équipe et de nos représentant·es ayant accès à vos Renseignements personnels bénéficie ou bénéficieront d’une formation en matière de vie privée et de protection des renseignements personnels et leur offre plusieurs formations annuelles visant à assurer le maintien de ce niveau de vigilance;  

• Limitation des accès : limite l’accès de vos renseignements personnels aux employé·es qui ont besoin de cet accès afin de poursuivre l’une ou l’autre des fins énumérées dans la section 3 - À quelles fins collectons-nous ces renseignements personnels et à qui communiquons-nous vos renseignements personnels?  

• Registre des incidents de confidentialité : tient à jour un registre des incidents de confidentialité en conformité avec la législation applicable. Advenant la survenance d’un incident de confidentialité qui présente un risque qu’un préjudice sérieux vous soit causé, on prends les mesures nécessaires pour vous en aviser, en conformité avec la législation applicable.  

7. Choix de la personne visiteuse

Modification de nos paramètres de confidentialité. Toutes les personnes qui visitent le site peuvent également choisir ici : https://www.utile.org/?cookies=open, les paramètres de confidentialité répondant le mieux à leurs besoins. Par défaut, ces paramètres sont réglés afin de vous accorder la meilleure protection possible. Ces paramètres ne permettent pas de modifier le traitement des renseignements personnels par les témoins de connexion.  

Modifications des paramètres des témoins de connexion sur votre navigateur web. Vous pouvez gérer le traitement de vos renseignements personnels par des témoins de connexion en modifiant les paramètres de votre navigateur. Pour plus d’information sur la modification des paramètres de votre navigateur, vous pouvez vous référer aux informations offertes par ceux-ci. Par exemple, vous pouvez vous informer ici (si vous utilisez Google Chrome), ici (si vous utilisez Mozilla Firefox) ou ici (si vous utilisez Microsoft Edge). Cependant, votre refus d’accepter les témoins pourrait nuire ou limiter votre accès à certaines fonctions de notre Site.  

8. Comment retirer votre consentement à la communication ou l'utilisation?

Votre droit de retrait de votre consentement à la communication ou à l’utilisation. Sous réserve de la loi et de vos obligations contractuelles applicables, vous pouvez retirer ou modifier votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels. Pour ce faire, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels (veuillez consulter la procédure à la section 11 - Procédure de demande d’accès, de rectification et de retrait de consentement). Cependant, si vous retirez votre consentement à certains usages ou à certaines communications de vos renseignements personnels, il se pourrait qu'on ne puisse plus vous fournir certains services ou que la qualité de nos services en soit affectée. On vous communiquera les conséquences de votre choix avant d’accepter votre demande de retrait de consentement.  

9. Comment accéder aux Renseignements personnels vous concernant?

Contenu du droit d’accès. Vous disposez d’un droit d’accès à vos renseignements personnels. À ce titre, vous pouvez nous demander de :  

• Vous informer de l’existence d’un renseignement personnel qui vous concerne;  

• Recevoir une communication des renseignements personnels vous concernant;  

• Consulter vos renseignements personnels sur place pendant les heures de travail ou à distance, et en obtenir une copie;  

• À partir du 22 septembre 2024 seulement, nous demander de communiquer tout renseignement recueilli auprès de vous (excluant les renseignements personnels créés ou inférés à partir d’un renseignement personnel vous concernant) dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Vous pouvez également nous demander, à partir du 22 septembre 2024, de communiquer ainsi votre renseignement personnel à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir le renseignement personnel.  

Frais (raisonnables) exigibles. Des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de vos renseignements personnels. On vous communiquera ces frais avant de procéder à la transcription, reproduction ou transcription des renseignements personnels.  

Procédure applicable. Toute demande d’accès doit être communiquée à notre Responsable de la protection des renseignements personnels selon la procédure identifiée à la section 11 - Procédure de demande d’accès, de rectification et de retrait de consentement. Veuillez noter que la loi peut nous empêcher d’accepter une demande d’accès pour divers motifs.  

10. Comment rectifier les renseignements personnels vous concernant?

Contenu du droit de rectification. Vous pouvez également nous adresser une demande de rectification de vos renseignements personnels. Vous pouvez nous adresser une demande de rectification afin de nous demander de corriger vos renseignements personnels dans les circonstances suivantes :  

• Votre renseignement personnel est inexact;  

• Votre renseignement personnel est incomplet;  

• Votre renseignement personnel est équivoque;  

• La collecte, la communication ou la conservation de votre renseignement personnel n’étaient pas autorisées par la loi.  

Destruction des renseignements personnels. Vous pouvez également nous demander, dans une demande de rectification, de détruire tout renseignement personnel collecté ou conservé si leur collecte, leur communication ou leur conservation de votre renseignement personnel n’étaient pas autorisées par la loi.  

Livraison d’une copie ou d’une attestation. Si on vous accorde votre demande de rectification, vous pouvez nous demander de vous communiquer une copie de tout renseignement personnel modifié ou ajouté, ou, selon le cas, une attestation du retrait d’un renseignement personnel.  

Procédure applicable. Toute demande de rectification doit être communiquée à notre Responsable de la protection des renseignements personnels selon la procédure identifiée à la section 11 - Procédure de demande d’accès, de rectification et de retrait de consentement. Veuillez noter que la loi peut nous empêcher d’accepter une demande de rectification pour divers motifs.  

11. Procédure de demande d’accès, de rectification et de retrait de consentement

Procédure. Pour être considérées, toutes demandes prévues aux sections 8 à 10 doivent être adressées par écrit à Paolo Miriello, Responsable de la protection des renseignements personnels de UTILE en communiquant un courriel à renseignements.personnels@utile.org.  

Obligation de prouver votre identité. Vous devrez prouver votre identité avant qu'on puisse accepter votre demande.  

Délais de réponses. On a l’obligation légale de répondre (favorablement ou défavorablement) à toute demande d’accès ou de rectification dans un délai de 30 jours suivant sa réception et la confirmation de votre identité. On peut refuser toute demande conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.  

12. Procédure de plaintes

Procédure de plainte. Vous pouvez adresser une plainte contre nos pratiques en matière de gouvernance ou de protection des renseignements personnels à Paolo Miriello, Responsable de la protection des renseignements personnels de UTILE par courriel à renseignements.personnels@utile.org.  

Devoir d’assistance ou questionnements. Vous pouvez également contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels si vous avez des questions à l’égard de vos droits d’accès, de rectification ou de retrait de consentement. Vous pouvez également lui demander son assistance afin de mieux préciser vos demandes d’accès, de rectification ou de retrait de consentement ou, si applicable, afin de mieux comprendre les motifs d’un refus à l’égard de l’une ou l’autre de ces demandes.  

13. Mise à jour de la présente Politique

Modifications possibles. On peut modifier la présente Politique de temps à autre, conformément au droit applicable. On vous avisera de toute modification à la présente Politique en indiquant, au début de celle-ci, la date des dernières modifications. Si on possède votre adresse courriel, on vous communiquera également un avis identifiant toutes modifications à la présente Politique.  

Consentement implicite aux modifications. Votre utilisation continue du Site ou le fait qu'on nous fournisse des renseignements personnels à la suite de l’affichage des modifications apportées à la présente Politique équivaut à acquiescer implicitement aux modifications apportées à la présente Politique, sous réserve des dispositions de la loi applicable.  

14. Attention aux sites Web de tiers

Absence de responsabilité. UTILE n’est pas responsable pour les renseignements qui pourraient être recueillis, utilisés ou communiqués par tout site Web d’une tierce partie que vous visitez et UTILE se dégage expressément de toute responsabilité reliée à de telles cueillette, utilisation, communication ou conservation par cette tierce partie.

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