Qui est l’utile?
L’UTILE est une entreprise d’économie sociale en pleine croissance. Depuis sa création en 2013, celle-ci s’est fait connaître de par son expertise sur la question du logement étudiant. Maintenant propriétaire et opérateur d’un parc immobilier comptant déjà plus de 600 appartements en opération et plus de 1700 en développement, l’UTILE a comme vision d’offrir du logement abordable répondant aux besoins des étudiants et étudiantes à l’échelle de la province du Québec. L’UTILE a à cœur de développer une expérience humaine pour ses locataires en développant un modèle unique au Canada. Travaillez à l’UTILE s’est aussi rejoindre une équipe qui a le désir de transformer le milieu de l’habitation tel qu’on le connaît et offrir à ses employé·es un milieu professionnel épanouissant qui valorise la conciliation travail - vie personnelle .
Le mandat
Sous la supervision de la direction des Opérations, l’adjoint·e aux opérations coordonne l’ensemble des activités du département, assure un support administratif du département et constitue le lien privilégié de contact entre les gestionnaires d’immeuble et la direction du département. La personne apporte en outre un soutien administratif permanent aux gestionnaires d'immeubles.
Ce que nous offrons !
Ce poste est un poste permanent à temps plein. L’UTILE valorise fortement la conciliation travail - vie personnelle. Les conditions de travail incluent :
● Faire partie d’une équipe agile et innovante;
● Esprit de collaboration et de communication horizontale;
● Semaine de 35 heures par semaine;
● Horaire flexible;
● Rémunération concurrentielle;
● Potentiel de progression salariale intéressante en plus de indexation annuelle;
● Assurances collectives;
● Cotisation de l’employeur au régime de retraite à 5%;
● Ordinateur et téléphone fournis et/ou remboursés;
● Quatre semaines de vacances sur une base annuelle;
● Horaire hybride (possibilité de télétravail quelques jours par semaine);
● Congés maladie;
● Approche de gestion bienveillante et équipe sympathique;
● Sans compter la satisfaction de contribuer à une mission sociale!
La politique de ressources humaines de l’UTILE est disponible en ligne à utile.org/fr/carrieres
Date d’entrée en poste prévue : octobre 2023
Tâches
Général
● Apporter un soutien administratif aux gestionnaires d’immeuble en opération;
● Coordonner et préparer les réunions et présentations du département opérations;
● Produire des documents, politiques, lettres et communiqués du département;
● Organiser évènements relevant du département des opérations;
● Tenir à jour les fichiers, bases de données (building stack) et dossiers concernant l’ensemble du parc immobilier en opération;
● Organiser et coordonner certaines activités dans les immeubles en opérations (exercices incendie…);
● Entretenir des liens étroits avec le service « expérience locataire » afin de maintenir une communication efficace;
● Coordonner tout projet commun avec les autres départements de l’organisation;
● Gestion des assurances commerciales;
● Gestion des sites pré-développement (vacants et locataires);
● Gestion des contrats de services généraux(Vidéotron, Building stack, Hopem…);
● Gestion des budgets immeubles et départemental;
● Support administratif général (agendas,réunion, voyages…);
● Organisation et gestion de la documentation du département (drive, classement…).
Support administratif à la location des appartements
● Supporter les gestionnaires d’immeuble dans les processus de sélection des locataires (projets existants et nouveaux projets immobiliers), des dossiers de renouvellement de bail, problèmes locataires…;
● Effectuer la mise-à-jour hebdomadaire des logiciels opérations.
Profil recherché
● Expérience de trois (3) minimum dans un poste de soutien administratif;
● Excellente capacité d’organisation et de structuration;
● Souci du détail et de l’excellence;
● Aptitudes de rédaction en français et en anglais;
● Débrouillardise et autonomie;
● Capacité à mener plusieurs tâches en simultané.
Pour appliquer
Notre organisme a à cœur l'équité, ainsi que d'offrir l'égalité des chances à toutes les candidates et employé·es. Si vous le souhaitez, vous pouvez nous faire part de votre appartenance à un groupe sous-représenté et/ou marginalisé. À compétence égale, nous choisirons une personne faisant partie d'un ou plusieurs groupes sous-représentés pour pourvoir le poste. Au mieux de notre capacité, nous adapterons notre environnement de travail aux besoins de la personne candidate, notamment en matière de handicap, lorsqu'ils se présenteront.
