Mandat
En tant qu’adjoint·e du Directeur général,vous aurez l'occasion de contribuer activement à la gestion quotidienne de ses activités professionnelles et administratives et à la communication avec des acteurs publics et privés variés. Ce mandat offre l’opportunité de travailler aux côtés d’une direction générale, visionnaire et sympathique et de jouer un rôle clé dans la gestion de l’UTILE. Votre soutien et votre proactivité contribuent au succès de l’organisation.
Ce que nous offrons !
Ce poste est un poste permanent à temps plein. L’UTILE valorise fortement la conciliation travail - vie personnelle. Les conditions de travail incluent :
- Faire partie d’une équipe agile et innovante;
- Esprit de collaboration et de communication horizontale;
- Semaine de 35 ou 40 heures par semaine au choix ;
- Horaire flexible;
- Rémunération concurrentielle;
- Potentiel de progression salariale intéressante en plus de l’indexation automatique annuelle à l’IPC;
- Assurances collectives;
- Cotisation de l’employeur au régime de retraite à 5%;
- Ordinateur et téléphone fournis et/ou remboursés;
- Quatre semaines de vacances sur une base annuelle;
- Horaire hybride (possibilité de télétravail quelques jours par semaine);
- Congés maladie;
- Approche de gestion bienveillante et équipe sympathique;
- Sans compter la satisfaction de contribuer à une mission sociale!
La politique de ressources humaines de l’UTILE est disponible en ligne à utile.org/fr/carrieres
Date d’entrée en poste prévue : juillet/août 2023
Tâches
- Organiser l’agenda du directeur général en fixant les rendez-vous et en préparant les dossiers pour les réunions prévues. Vous serez le·la maître d’orchestre de son emploi du temps;
- Coordonner les entrées d’informations, les requêtes, les projets, rédiger les réponses courantes pour les dossiers qui ne requièrent pas l’approbation de votre supérieur et identifier les sujets prioritaires à lui transmettre;
- Préparer et réviser les correspondances sortantes, y compris les demandes de rencontre. Vous jouerez un rôle essentiel dans la rédaction de documents professionnels.
- Assurer le soutien administratif du directeur général, notamment le suivi des comptes de dépenses et factures, suivi des dossiers, mise à jour du carnet d’adresses, le classement électronique etc.;
- Préparer, de concert avec la direction générale, les ordres du jour, les convocations et le suivi des conseils d’administration;
- Accueillir chaleureusement les invités lors des rencontres et évènements de l’UTILE. Vous serez le visage souriant de l’entreprise, créant une première impression positive;
- Prendre les notes de réunion, rédiger les comptes rendus/procès-verbaux et assurer les suivis nécessaires suite aux comités;
- Rédiger et mettre en forme de manière professionnelle les politiques et les documents organisationnels;
- Coordonner les activités de gouvernance des organismes du groupe UTILE : coordination de suivis, préparation de résolutions et planification de rencontres pour le comité de direction, les conseils d’administration et d’autres instances;
- Vous serez également chargé(e) d’autres tâches connexes qui contribueront au bon fonctionnement de l’entreprise.
Profil recherché
- Expérience de 5 ans minimum dans un poste similaire;
- Excellente capacité d’organisation et de structuration;
- Compréhension du domaine politique;
- Souci du détail et de l’excellence;
- Aptitudes de rédaction en français d’un professionnalisme irréprochable;
- Facilité à établir de bonnes relations avec les acteurs externes, les membres del’équipe et les fournisseurs;
- Débrouillardise et autonomie;
- Capacité à mener plusieurs tâches en simultané;
- Aptitude à travailler dans un environnement infonuagique;
- Anglais écrit et parlé fonctionnel.
Pour appliquer
Notre organisme a à cœur l'équité, ainsi que d'offrir l'égalité des chances à toutes les candidates et employé·es. Si vous souhaitez, vous pouvez nous faire part de votre appartenance à un groupe sous-représenté et/ou marginalisé. À compétence égale, nous choisirons une personne faisant partie d'un ou plusieurs groupes sous-représentés pour pourvoir le poste. Au mieux de notre capacité, nous adapterons notre environnement de travail aux besoins de la personne candidate, notamment en matière de handicap, lorsqu'ils se présenteront.
